Professionelle Berichte erstellen – ohne Copy & Paste

Das Versprechen des internen KI-Beauftragten klingt verlockend: «Du kannst ab sofort mit unserem neuen Copilot-Agenten deine regelmässigen Berichte an die IV-Stelle automatisch in kurzer Zeit erstellen!»

Darauf freust du dich, denn bislang verbringst du als Fachperson jede Woche viele Stunden damit, die Informationen über den Verlauf deiner zu betreuenden Personen aus verschiedenen Tools und Dateien zusammenzutragen. Anhand dieser meist umfangreichen und heterogenen Informationen schreibst, klickst und kopierst du alles mühsam zusammen, damit es in die Word-Vorlage der entsprechenden Institution – beispielsweise einer IV-Stelle oder einer anderen Versicherung – passt.

Ein vielversprechender Start mit unerwarteten Hürden

Nun also startest du den Copilot-Agenten. Zuerst musst du ihm die Informationen per Datei-Upload zur Verfügung stellen. Schon kommt die erste Frage auf: Darfst du die Personendaten der Klientin oder des Klienten dem Copilot einfach so anvertrauen? Wohin fliessen diese Daten? Wurde dir nicht erst kürzlich im internen Seminar über Datenschutz und -sicherheit eingeschärft, keine schützenswerten Personendaten mit externen KI-Diensten zu verarbeiten? Ein leises Unbehagen meldet sich, doch die Aussicht auf Zeitersparnis wiegt schwer.

Der Agent erstellt anhand der erhaltenen Daten und der auf die Vorlage abgestimmten System-Prompts die Inhalte für die definierten Abschnitte der Berichtsvorlage. Das Ergebnis sieht auf den ersten Blick gut aus. Mit ein paar Anweisungen im Chat kannst du beispielsweise noch die Tonalität des Textes beeinflussen.

Die Ernüchterung: Ein manueller Kraftakt bleibt

Doch dann folgt die Ernüchterung: Du musst die generierten Abschnitte einzeln markieren, mit Copy & Paste in das Word-Dokument übertragen und den Bericht manuell formatieren und fertigstellen. Der erhoffte Effizienzgewinn zerrinnt zwischen den Fingern, und die Erwartungen bleiben unerfüllt. Das manuelle Übertragen wird zum neuen Nadelöhr und bleibt eine potenzielle Fehlerquelle.

Der ganzheitliche Ansatz: Eine integrierte Lösung

Dabei geht es heute auch einfacher und vor allem sicherer. Wir haben uns die aktuellen Möglichkeiten verfügbarer KI-Architekturen zunutze gemacht und einen KI-Agenten für die effiziente Berichtserstellung gebaut, der den Prozess ganzheitlich betrachtet – unter absoluter Wahrung des Datenschutzes und der Datensicherheit.

Im Unterschied zu den Möglichkeiten gängiger Tools wie Copilot oder ChatGPT schliesst unser Ansatz den gesamten Arbeitsfluss mit ein. Das bedeutet, wir berücksichtigen die Berichtsvorlage, egal in welchem Format, von Anfang an im Prozess. Diese Vorlagen werden einmalig via Upload eingelesen und für den Prozess aufbereitet.

Die Personendaten beziehen wir direkt aus deinem Fallmanagement und pseudonymisieren sie automatisch, bevor sie zur Verarbeitung an die KI gelangen. Zudem wird in der Vorlage präzise bestimmt, welche Teile des Berichts durch die KI erstellt werden sollen und welche nicht. So raten wir beispielsweise dringend davon ab, fachliche Beurteilungen von Klientinnen und Klienten durch die KI vornehmen zu lassen. Die Kontrolle bleibt so jederzeit bei der Fachperson, die Schritt für Schritt durch die Berichtserstellung geführt wird.

Der entscheidende Vorteil zeigt sich am Ende des Prozesses: Wenn alle Abschnitte durch die Fachperson bestätigt sind, wird der Bericht automatisch in das gewünschte Zielformat exportiert, und die Pseudonymisierung der Personendaten wird rückgängig gemacht. Der Bericht ist fertig – ohne Copy-Paste-Fehler und mit einem Zeitbedarf von nur wenigen Minuten.

Mehr als nur eine Frage der Kosten

Du wirst jetzt vielleicht einwenden: «Ja, aber unsere Lösung mit Copilot ist fast kostenlos, weil sie im M365-Paket enthalten ist.» Das mag auf den ersten Blick stimmen. Doch das Datenschutz-Thema bleibt ungelöst, und die Fehleranfälligkeit durch repetitive manuelle Arbeitsschritte wird nicht beseitigt. Hinzu kommt, dass bei jeder neuen oder geänderten Berichtsvorlage die System-Prompts aufwendig angepasst und getestet werden müssen. Eine wirklich nachhaltige Lösung sieht anders aus.

Fazit: Eine Brücke bauen, wo andere nur Bausteine liefern

Die Verlockung, mit einfachen KI-Werkzeugen schnell Berichte zu erstellen, ist gross. Die Praxis zeigt jedoch, dass isolierte Lösungen oft neue Hürden aufbauen: Datenschutzrisiken, manuelle Nacharbeit durch Medienbrüche und ein Mangel an Flexibilität sind die Folge. Der wahre Wert künstlicher Intelligenz in der Berichtserstellung entfaltet sich erst dann, wenn sie als integraler Bestandteil eines durchdachten, sicheren und benutzergeführten Prozesses verstanden wird.

Anstatt nur Textbausteine zu liefern, die mühsam zusammengefügt werden müssen, sollte eine zukunftsfähige Lösung eine nahtlose Brücke vom Datenursprung bis zum fertigen Dokument schlagen. Sie muss den Schutz sensibler Daten als Fundament haben und der Fachperson die Kontrolle überlassen. Nur so wird KI vom reinen Werkzeug zu einem verlässlichen Partner, der Freiräume für die wirklich wichtigen, menschlichen Aufgaben schafft.